Informazioni sulle impostazioni di condivisione di Notion

La condivisione delle pagine è fondamentale per lavorare con il tuo team in Notion: consente la comunicazione e il lavoro di squadra interfunzionale.

Tuttavia, esistono diversi modi per condividere le pagine, a seconda delle esigenze tue o del tuo team. Puoi condividere le pagine con singoli utenti. Puoi condividere le pagine con team o con intere aziende. Puoi anche condividere le pagine con le agenzie esterne che ti aiutano nel tuo lavoro. E comprendere queste sfumature è fondamentale per la collaborazione.

In questa sezione, spiegheremo i diversi modi per condividere le pagine di Notion, in modo che tu possa assegnare facilmente il giusto livello di accesso a chi ne ha bisogno, dai membri dello spazio di lavoro agli ospiti.

All'interno di uno spazio di lavoro Notion, ci sono quattro tipi di persone:

1. Proprietari degli spazi di lavoro: di solito si tratta delle persone che gestiscono lo spazio di lavoro, ad esempio aggiungendo membri, creando gruppi di permessi e configurando le impostazioni di sicurezza avanzate.

2. Amministratori dei membri (solo per i piani Enterprise): si tratta di leader che possono aggiungere membri e modificare i gruppi di permessi, ma non possono modificare le impostazioni dello spazio di lavoro.

3. Membri: il resto del tuo team saranno membri dello spazio di lavoro. Possono creare pagine Notion, condividerle e modificarle, ma non possono modificare le impostazioni dello spazio di lavoro né aggiungere nuovi membri (ecco ulteriori informazioni sui

   membri).

4. Ospiti: si tratta probabilmente di persone esterne alla tua organizzazione con cui desideri collaborare, come clienti o fornitori terzi. Puoi invitarli a visualizzare e modificare le pagine, ma non avranno accesso all'intero spazio di lavoro.

Dal menu Impostazioni nella barra laterale puoi gestire i permessi.

Qui, nella scheda Membri, i proprietari dello spazio di lavoro possono aggiungere nuovi membri cliccando su Aggiungi membri e poi cercando il loro nome, inserendo il loro indirizzo email o copiando e inviando loro il link di invito. Dopo aver aggiunto una persona, puoi utilizzare l’interruttore accanto al suo nome per decidere quale tipo di abbonamento assegnarle.

Se desideri saperne di più sui tipi di abbonamento, siamo qui per te.

Uno dei modi più semplici per iniziare a lavorare con il tuo team in Notion è consentire a chi dispone di un'email aziendale di unirsi automaticamente al tuo spazio di lavoro.

In Impostazioni, vai su Impostazioni e scorri verso il basso fino alla sezione Domini email autorizzati. Qui puoi digitare uno o più domini email (ad esempio @tuaazienda.com) a cui vuoi concedere l'accesso automaticamente.

Ogni volta che qualcuno accede a Notion con un indirizzo email appartenente a uno di questi domini, potrà unirsi al tuo spazio di lavoro. Se accedi alla sezione Dominio, puoi creare un URL personalizzato per lo spazio di lavoro. Puoi condividerlo con chiunque abbia un dominio email autorizzato, che potrà entrare immediatamente nello spazio di lavoro.

La condivisione delle pagine può dipendere dalla situazione. Potresti voler inviare rapidamente le specifiche di un prodotto a un designer per la revisione. Oppure potresti chiedere un feedback a livello aziendale su un nuovo documento di processo. Magari devi anche inserire in un'email un link a una pagina Notion.

In ogni caso, sapere come condividere queste pagine ti aiuterà a garantire che le persone giuste visualizzino la pagina giusta. Apri il menu Condividi per visualizzare (e modificare!) chi ha accesso alla pagina e il relativo livello di accesso.

Esistono diversi modi per condividere i contenuti con i membri dello spazio di lavoro.

• Condividi con tutta la tua azienda: potresti voler condividere alcune pagine con tutti i membri della tua azienda, anche se possono solo visualizzarle o commentarle. Puoi eseguire questa operazione dalla tua barra laterale trascinando la pagina nel teamspace generale, che include tutti i membri della tua azienda.

• Condividi con un membro del tuo spazio di lavoro: seleziona o digita il suo nome nella casella Aggiungi persone, gruppi o email e clicca su Invita per condividere la pagina con un membro del tuo spazio di lavoro. Questa opzione è ideale per una collaborazione rapida o per le riunioni individuali tra il responsabile e il collaboratore diretto.

• Condividi le pagine con il tuo team: i teamspace semplificano la creazione di uno spazio condiviso con il tuo team, in cui conserverai tutti i contenuti relativi al tuo lavoro. Ogni reparto della tua organizzazione può disporre del proprio teamspace e avrai anche un teamspace generale per le informazioni a livello aziendale.

• Condividi la pagina con un ospite: nella casella Aggiungi persone, digita l’indirizzo email della persona con cui desideri condividere la pagina. Probabilmente si tratta di partner esterni con cui stai collaborando, per i quali ti serve solo il loro contributo su una singola pagina (o su una piccola raccolta di pagine).

• Pubblica la pagina sul web: se vuoi che chiunque possa visualizzare la pagina, puoi pubblicarla sul web andando alla scheda Pubblica e cliccando su Pubblica sul web. Puoi rendere la pagina visibile sui motori di ricerca attivando l'opzione Indicizzazione sui motori di ricerca. Questa opzione è utile se desideri utilizzare Notion per ampliare il tuo sito web, ad esempio pubblicando un centro assistenza o una sezione di domande frequenti a cui i clienti possano accedere. Ecco una guida dettagliata alla pubblicazione di pagine sul web.

• Invia tramite un link: puoi condividere rapidamente una pagina a livello interno o esterno copiando e inviando il link della pagina. Puoi inserire facilmente il link in una conversazione Slack o in un'email.

Oltre a condividere le pagine, puoi modificare i permessi per persone o gruppi, indipendentemente dal fatto che siano membri o ospiti dello spazio di lavoro. In questo modo, quando condividi le pagine, hai la certezza che chi può accedervi disponga del giusto livello di accesso.

Nel menu di condivisione, clicca sul menu a discesa accanto a un nome o a un gruppo. Noterai che puoi scegliere tra 4 opzioni: Accesso completo, che consente diritti di modifica completi e la possibilità di condividere la pagina, Può modificare, Può commentare o Può visualizzare.

Puoi cliccare su Rimuovi per revocare l'accesso di una persona alla pagina, che non le sarà più visibile.

Quando pubblichi una pagina sul web, puoi cliccare sul menu a discesa Mostra opzioni link e stabilire se le persone possono commentare, visualizzare o modificare la pagina. Come nell'esempio che abbiamo condiviso in precedenza, sicuramente non vorrai che una persona qualunque sul web possa modificare la pagina delle domande frequenti della tua azienda.

Se sei il proprietario dello spazio di lavoro di un account Enterprise, puoi limitare le modalità di condivisione dei contenuti. In Impostazioni, nella scheda Sicurezza, troverai alcune opzioni che puoi attivare e disattivare per impedire ai membri di condividere pubblicamente le pagine, aggiungere ospiti, spostare le pagine in altri spazi di lavoro o esportare i contenuti.

Abbiamo osservato che le aziende condividono le informazioni in modi diversi, a seconda di chi ha bisogno di visualizzarle o modificarle. Ecco alcuni esempi comuni di come il tuo team può utilizzare le impostazioni di condivisione di Notion per migliorare la collaborazione:

• Informazioni sui benefit o sulla missione aziendale: per i documenti che tutti i membri della tua azienda devono poter visualizzare, puoi utilizzare l'opzione Condividi con tutti i membri della tua azienda. Puoi concedere ad alcuni membri del team, come i responsabili delle risorse umane, l'Accesso completo e impostare l'opzione Può visualizzare per tutti gli altri utenti.

• Bozza di un design o specifiche di un progetto: quando hai bisogno che l'intero team di progettazione o di ingegneria visualizzi o collabori a qualcosa, puoi utilizzare i gruppi di permessi per condividere il contenuto con tutti contemporaneamente. Può rivelarsi utile quando due team, ad esempio quello di sviluppo e quello del prodotto, devono collaborare. Configura i gruppi di permessi per ciascun team, poi potrai condividere la pagina con l'intero team contemporaneamente.

• Documento a cui stai lavorando con una o due altre persone: quando devi condividere qualcosa con una sola altra persona, come un database individuale tra un responsabile e un membro del team, puoi condividere le pagine con quella persona singolarmente. Puoi creare il database nella sezione privata della tua barra laterale, in modo che nessun altro possa accedervi. Successivamente, puoi condividerlo con singoli utenti digitando i loro nomi in Aggiungi persone.

• Richiedere un feedback a un cliente: le agenzie che collaborano con clienti esterni potrebbero dover condividere bozze o proposte e chiedere ai clienti un feedback su tali pagine. Invitali alla pagina come ospiti digitando il loro indirizzo email e dai loro il permesso di commentare.

• Domande frequenti o centro assistenza della tua azienda: tutto ciò che desideri condividere con il mondo, come le domande frequenti o il centro assistenza, può essere pubblicato sul web. Attiva l'opzione Condividi sul web e seleziona le diverse opzioni a seconda che desideri che le persone possano modificare, commentare o duplicare la pagina.