Introduzione ai progetti e alle attività

In Notion, la gestione dei progetti e delle attività coesiste con i documenti, le note e le conoscenze aziendali. Anziché passare da uno strumento all'altro, perdendo concentrazione ed efficienza, i membri del team troveranno in un unico posto tutto il necessario per svolgere il proprio lavoro.

I leader possono supervisionare i progressi del loro team e i diversi reparti possono collaborare con chiarezza, dagli obiettivi generali alla base di ogni traguardo fino alle attività specifiche che fanno avanzare i progetti.

Partendo da un modello di progetti e attività pronto per l’uso, puoi creare un sistema completamente personalizzato che si adatti al meglio al tuo modo di lavorare. In questa guida, ti mostreremo cosa è possibile fare con la gestione delle attività e dei progetti in Notion.

Poche cose sono più importanti della gestione dei progetti e delle attività del tuo team. Dopotutto, hai bisogno di un sistema efficiente per portare a termine il lavoro e monitorare ciò che viene svolto.

Tuttavia, è meglio evitare che i tuoi dipendenti debbano contare sulla memoria per sapere cosa devono fare. Hai bisogno di un sistema affidabile di cui tutti i dipendenti si fidino e che utilizzino, in cui nulla sfugga al controllo, venga trascurato o dimenticato.

Inoltre, i responsabili hanno bisogno di una visione d’insieme di ciò che sta accadendo, in modo da sapere quanto lavoro ha in carico ciascun membro del team e quanto i progetti siano vicini al completamento.

Grazie ai database di progetti e attività di Notion, la gestione dei progetti è semplice e intuitiva. Puoi gestire tutto ciò che tu e il tuo team dovete fare senza perdere tempo a navigare in un sistema eccessivamente complesso o a passare da uno strumento all'altro. Collegare tutti gli aspetti del lavoro, dagli appunti delle riunioni ai documenti, significa che tutti hanno accesso alle informazioni e al contesto più rilevanti.

Il modello Progetti e attività è disponibile solo nell'app Notion, quindi per creare un sistema di monitoraggio dei progetti partendo dal modello, vai alla sezione Modelli nella barra laterale.

Il tuo sistema non può essere troppo macchinoso o caratterizzato da processi complessi e dovrebbe aiutarti a concentrarti su ciò che conta (il lavoro), senza rallentare il team con troppe attività amministrative.

In Notion sono disponibili tre modelli integrati per la gestione dei progetti, ognuno dei quali è pensato per un caso d'uso specifico. Indipendentemente da quello con cui inizi, potrai personalizzarlo aggiungendo altre proprietà in un secondo momento.

• To-do list: si tratta di un database unico per la gestione semplice delle attività, in cui puoi crearle, organizzarle e tenerne traccia. È ideale per progetti una tantum o per la gestione di singole attività, quando si desidera mantenere il sistema il più semplice possibile.

• Progetti e attività: ideali per la gestione dei progetti del team, questi database ti consentono di organizzare le attività per progetto e di monitorare i progressi del tuo team. Progetti e attività sono due database separati ma correlati. Puoi registrare informazioni diverse in ciascun database e collegarle tra loro.

• Progetti, attività e sprint: la selezione di questo modello aggiunge un ulteriore livello ai tuoi progetti e alle tue attività, consentendoti di organizzare queste ultime in sprint limitati nel tempo, ideali per il monitoraggio di progetti e ticket per i team di sviluppatori.

I progetti di grandi dimensioni diventano più gestibili quando li suddividi in parti più piccole e assegni le attività a diversi membri del team. Quando attività e progetti sono collegati, ogni task contribuisce a un obiettivo più grande e hai la possibilità di vedere i progetti avanzare passo dopo passo, a ogni attività completata.

Quando aggiungi nuove attività o nuovi progetti al database, puoi definire i dettagli delle attività e l'ambito dei progetti direttamente nella pagina del database. Ciò significa che le informazioni pertinenti relative a ciascuna attività e a ciascun progetto sono sempre a portata di mano per tutti.

Ecco alcune cose da sapere su come le attività e i progetti sono correlati tra loro:

• I progetti raggruppano le attività: un progetto può comprendere molte attività, ma ciascuna attività deve essere correlata a un solo progetto. Puoi considerare le attività come tappe intermedie verso il completamento di un progetto.

• I progetti hanno delle proprietà: ad esempio, lo stato, le persone coinvolte, le attività collegate e la loro percentuale di completamento.

• Le attività hanno delle proprietà: queste riguardano il responsabile, la data di scadenza e lo stato.

• L'avanzamento del progetto viene misurato in base alle attività completate: la proprietà di completamento calcola il numero di attività completate per progetto e visualizza la percentuale sotto forma di barra di avanzamento.

• Le attività possono anche essere correlate agli sprint: se utilizzi attività, progetti e sprint, potrai stabilire una relazione tra le attività e gli sprint. Ciò significa che puoi aggiungere attività da svolgere allo sprint in corso, fornendo a tutti una serie chiara di obiettivi per lo sprint.

Quando aggiungi progetti e attività a un teamspace, tutti i membri che ne fanno parte hanno accesso a tali database. Ciò significa che l'intero team ha visibilità su ciò che deve fare e può svolgere un ruolo attivo nella registrazione dei propri progressi nel database.

Leggi la nostra guida completa ai permessi per scoprire come funzionano i permessi nei teamspace.

Notion ti offre la flessibilità necessaria per visualizzare lo stesso insieme di informazioni in modi diversi. Puoi creare viste contestuali per concentrarti su ciò che conta in un determinato momento, che si tratti di una vista delle attività assegnate a una persona, delle attività raggruppate in base al progetto principale o di tutte le attività in scadenza nei 7 giorni successivi.

Il database dei progetti dovrebbe essere il tuo spazio di riferimento per la gestione generale, poiché tutte le attività devono essere correlate a un progetto principale.

Puoi utilizzare le viste delle attività quando desideri concentrarti sul tuo lavoro quotidiano.

Il database dei progetti include viste che ti consentono di:

• Visualizzare i progetti attivi in una vista bacheca kanban: la vista "Attivi" nasconde tutti i progetti che non sono contrassegnati come "In pianificazione" o "In corso" per consentirti di concentrarti sui progetti attivi e gestirli.

• Visualizza solo i tuoi progetti: la vista "Miei" filtra il database per mostrare in modo dinamico i progetti in cui sei taggato. Selezionando "Io" anziché il tuo nome, questo filtro si applicherà a chiunque abbia effettuato l'accesso e stia visualizzando il database in quel momento.

• Ottenere una panoramica di tutti i progetti: la vista tabella "Tutti" mostra tutto il contenuto del database. Questa vista è utile per apportare modifiche in blocco o per avere un'idea di tutte le proprietà correlate a più progetti.

• Valutare il carico di lavoro con la vista timeline: qui vedrai i tuoi progetti disposti in base alla data di inizio e di fine. Osservando la sovrapposizione degli impegni, puoi assicurarti che il carico di lavoro sia equilibrato e valutare la capacità del tuo team di gestire nuovi progetti.

Nel database delle attività, avrai a disposizione viste che ti consentiranno di:

• Visualizzare le attività raggruppate in base al progetto principale: la vista "Per progetto" suddivide l'elenco delle attività in base al progetto correlato.

• Visualizzare tutte le attività a te assegnate: in "Miei", il database viene filtrato per mostrare solo le attività assegnate a te (proprio come nel database dei progetti, si tratta di una proprietà dinamica che dipende da chi ha effettuato l'accesso e sta visualizzando il database).

• Organizzare le attività in base al responsabile: la vista "Persone" è ideale per offrire ai manager una panoramica della to-do list di ciascun membro del team.

In entrambi i database, puoi creare qualsiasi nuova vista che tu e il tuo team possiate trovare utile.

Per aggiungere una nuova proprietà al database, clicca su Opzioni…, Proprietà e + Nuova proprietà.

Noterai che il modello Progetti e attività contiene alcune proprietà suggerite, create appositamente per il project management.so/product/projects. Ecco come puoi utilizzare queste proprietà:

• Assegnare un punteggio di priorità a progetti e attività: utilizzando la proprietà Priorità, puoi creare diversi punteggi di priorità (Bassa, Media, Alta o P0, P1, P2) e quindi ordinare gli elementi in base alla loro importanza.

• Etichettare diversi tipi di attività: utilizzando la proprietà Tipo di attività, puoi creare etichette per diversi tipi di attività. Potresti persino creare una vista basata su questi tag, utile per il raggruppamento delle attività.

• Aggiungere una descrizione ai progetti: aggiungi una proprietà di testo al database dei progetti, in cui puoi inserire una breve descrizione del progetto. In questo modo, le informazioni essenziali saranno visibili a colpo d'occhio.

• Assegnare un autore della segnalazione a un'attività o a un progetto: se utilizzi questi database per la segnalazione e la risoluzione dei problemi, l'autore della segnalazione è una proprietà "Creato da" che registra la persona che ha riscontrato per prima il bug.

Utilizzando uno qualsiasi dei tipi di proprietà di Notion, puoi creare le tue proprietà specifiche in base alle esigenze del tuo team.

Ad esempio:

• Creare una relazione con la bacheca delle attività di GitHub: puoi creare database sincronizzati per importare le attività di GitHub in Notion. Se colleghi questo database sincronizzato alla tua bacheca delle attività, puoi trasferire le attività da GitHub al tuo database delle attività.

• Creare una formula di impatto RICE per la definizione delle priorità dei progetti: utilizza 4 proprietà distinte: Copertura (numero), impatto (alto, medio, basso), fiducia (percentuale) e impegno (numero). In seguito, puoi creare una formula in Notion per calcolare il punteggio di un progetto in base al framework RICE. Abbiamo una guida passo-passo che spiega come procedere

  qui.

• Consentire ai colleghi o al pubblico di votare le attività: utilizzando una formula, puoi creare una

  proprietà di voto positivo nel tuo database Attività e consentire ai membri del tuo team di votare per decidere la priorità delle attività.

Hai a disposizione diverse opzioni per visualizzare le informazioni contenute nei database. Puoi modificare il layout del database andando al menu Opzioni… e selezionando Layout.

Puoi scegliere tra i layout a tabella, bacheca, timeline, calendario, elenco o galleria. All'interno di un database, puoi creare più viste, ognuna con un diverso tipo di layout.

Pertanto, il tuo database dei progetti potrebbe avere una tabella, una bacheca e una timeline, mentre il tuo database delle attività potrebbe contenere un elenco, una bacheca e una tabella.

Ciascuno di questi layout può quindi essere filtrato e ordinato in modi diversi per creare scorciatoie che consentano di visualizzare una sottosezione delle informazioni contenute nel database.

Puoi trovare ulteriori informazioni sulle proprietà e sulle viste del database qui.