Notionで全員の作業内容をマネージャーが明確に把握する方法

マネージャーの担当業務は、ビュッフェの皿のごとく、山盛りになっていることが多いです。食べ物ではなく、たくさんの仕事やそれを実行する各メンバーでいっぱいです。仕事を順調に進めるために、すべてのスケジュール調整を行っています。チームごとに使っているツールが異なれば、状況はさらに困難になります。

ほとんどのプロジェクト管理アプリは、仕事の所在を示すだけなので、メンバーは常にタブやツールを切り替えながら作業を行っています。しかし、Notionでは、プロジェクト管理を実際の作業、さらにはその作業を完了させるためのメンバーやコミュニケーションと一体化させることができます。

ここでは、チームが情報を探し回る時間を減らし、その分、重要な業務に集中して取り組めるようなシステムを構築する方法をご紹介します。仕事の進み具合はどうか、プロジェクトはどの段階にあるのか、そして各チームメンバーの現在の業務負荷はどうなっているのかを細かく把握できます。

このガイドの最初のセクションでは、Notionを使用してチームの作業を調整する方法をいくつかご紹介します。

時間は誰にとっても最も貴重なリソースです。チームがその時間を賢く使えるよう、適切に環境をセットアップしましょう。情報を見つけやすくすることで、チームメイトが古い文書をあてもなく探し回ったり、同僚の作業を中断してまで情報のある場所を聞いたりするということを避けられます。

トップレベルのホームページや会社のWikiを作成し、福利厚生のポリシーやミッション、ビジョン、価値観、会社の目標などの共有情報にすべての従業員がアクセスできるようにします。ヘッダーや列などを活用すると、必要な情報を一目でさっと見つけることができます。

次に、各部門やチームは、サイドバーに独自のトップレベルのホームページを設けておくと便利です。

チームハブは情報の検索や活用において重要な役割を果たします。これにより、必要な情報があれば、わざわざマネージャーに聞かなくても自分で見つけるという「セルフサービスの姿勢」をさらに定着させることができます。さらに、チームはニーズに合わせてホームページをカスタマイズできます。

チームのホームページ内には、チーム体制を記したページや、全プロジェクトを網羅したデータベースなど、重要なサブページが配置されます。

この基盤は、チームと共に成長できるように構築されます。業務プロセスの構築や新しいツールの導入に合わせて、そうした情報をチームのWikiの中にきちんと整理することができます。これにより、「柔軟性」と「体系化」を両立させることができます。

データベースには、あらゆる種類の複雑かつ多様な情報を保存できます。特定の情報がチーム全体でアクセス可能になると、情報が一元化され、混乱を減らすことにつながります。

「ロードマップ」「ドキュメント」「ミーティングのメモ」の3つのデータベースを作成し、全社で共有しましょう。

全社共通のロードマップは全チームメンバーで共有すべきです。そうすることで、何が計画されているかを全員が把握でき、（それを基に）準備や計画を立てることができます。ここでは、プロジェクト管理に最適なボードデータベースを使用しましょう。

このデータベース内でエントリを分類するには、プロパティを使用します。プロパティは、手元の作業に合わせてカスタマイズできます。

以下に、便利なプロパティをいくつかご紹介します。

• 期限：日付プロパティを追加し、名前を「期限」に変更そうすることで、いつまでに作業を完了させる必要があるかを、メンバー全員が把握できるようになります。

• プロジェクトオーナー：ユーザープロパティを使用すると、@の後に名前を入力することで、ワークスペース内の他のメンバーをタグ付けすることができます。このプロパティを「プロジェクトオーナー」と名付けて、プロジェクトの担当者にタグを付けます。

• ステータス：プロジェクトにステータスを割り当てるには、選択プロパティを使用して、「進行中」「要レビュー」「完了」などのラベルを作成します。

ロードマップの各エントリーは、ページとして開きます。プロジェクトの作業がすべて一か所に集約され、プロジェクト関連の情報がどこに保管されているかをメンバー全員が把握できるようになるため、複数部門によるチームワークが可能になります。

ボードで作業を整理することで、マネージャーはチームが実行しているすべての作業を俯瞰して一目で把握できます。

データベースでさまざまなビューを作成すると、同じ情報でも表示の仕方を変えることができます。別のデータベースビューを作成するには、左側のビュードロップダウンに移動します。ビューを追加をクリックし、必要なデータベースの種類を選択して、名前を変更し、作成をクリックします。

さらにカスタマイズすることもできます。ここでは、ロードマップに役立つビューをいくつかご紹介します。

• ステータス別ボード：ボードビューでは、すべてのエントリーをステータス別にグループ化できるため、プロジェクトのステータスを確認したり、プロジェクトをあるステージから次のステージへドラッグ＆ドロップで簡単に移動したりできます。ボードをステータスでグループ化するには、グループ化に移動してステータスを選択します。

• 担当者別ボード：担当者ごとにプロジェクトをグループ化することで、各チームメンバーの作業量をすばやく確認できます。グループ化のドロップダウンメニューからプロジェクトオーナーを選択します。ボード内に各メンバーの列が表示され、その下にプロジェクトカードが表示されます。

• カレンダー：カレンダービューでは、すべてのプロジェクトが期日ごとに表示されます。アイテムは期日に表示されます。

• タイムライン：タイムラインではプロジェクトが時系列で整理されるため、各プロジェクトの期間を確認できます。タイムラインビューを正しく表示するには、各プロジェクトの開始日と終了日の2つの日付プロパティが必要です。

また、ドキュメントを保存する場所も必要です。

ドキュメントデータベースは、プロセスの更新情報からデザイン仕様まで、チームが仕事を進めるために必要なあらゆるドキュメントを一元的に保管する場所です。

ドキュメントデータベースは、テーブルまたはリストデータベースを使用できます。次のプロパティが役立ちます。

• 最終更新日時：文書の最新の更新情報を確認できるため、進捗状況を把握できます。

• ドキュメントの種類：選択プロパティを追加し、作成するさまざまな種類のドキュメント（技術仕様、アーキテクチャの概要など）のタグを作成します。

• ステータス：ドキュメントにステータスを割り当てるには、別の選択プロパティを使用します。進行中、レビュー待ちなどのタグを付けることができます。

• レビュー担当者：ユーザープロパティを使用して、ドキュメントをレビューする必要があるユーザーをタグ付けします。

• 優先度：選択プロパティで優先度を割り当てます。これは、後でドキュメントを優先順位に従って整理する際に便利です。

ドキュメントデータベースで使用できるビューには、次のようなものがあります。

• 現在の状況：「進行中」とタグ付けされた文書や、進行中のプロジェクトに関連する文書を表示するフィルタリングされたビュー。

• ドキュメントの種類：すべてのプロジェクト提案書や調査文書のビューなど、さまざまな種類のドキュメントのビューを作成できます。

• 担当者別：チームメンバーごとにビューを作成して、自分がタグ付けされたドキュメントを表示できるようにします。

ミーティングのメモデータベースを共有することで、タイムゾーンが異なる従業員でも、非同期で最新情報を提供したり、対応事項を確認したりできます。物理的に参加していなくても、ミーティングの参加者です。

ミーティングのメモデータベースで役立つプロパティは次のとおりです。

• 作成日時：作成日時プロパティを使用すると、会議がいつ行われたかを確認し、最新の会議を一番上に表示することができます。

• 会議の種類：選択プロパティを追加して、週次定例会議や全社会議など、会議の種類に応じたタグを作成します。

• ミーティング参加者：ユーザープロパティを使用すると、ミーティングに参加したすべてのユーザーをタグ付けできます。

プロジェクトやドキュメントと同様に、データベースのプロパティに基づいてビューを作成できます。たとえば、今週開催された会議のみを表示するようにフィルタリングされた会議データベースのビューを作成できます。新しいビューを追加したら、フィルターをクリックして、会議の日付が過去1週間以内のものを選択します。

マネージャーの仕事のもう1つの側面は、チームを構成するメンバーを監督することです。チームメンバーの管理に役立つツールをいくつかご紹介します。

1on1ミーティング用に、すべての直属の部下と共有するページを作成します。これにより、メモを取ったり、準備をしたりするための場所が双方に提供されます。フルページデータベースを選択することもできます。

このようなミーティングを効率化するために、各参加者に進捗報告やフィードバックの提供を促すテンプレートを作成できます。そうすることで、会議に一定の枠組みを与えることができます。また、会議の実施方法を改善したい場合も、テンプレートを更新するだけです。

テンプレートの一部として、チームメイトの四半期ごとの目標を含めることもできます。チームの目標が記載されたデータベースがある場合は、そのデータベースのビューをミーティングノートの上部にリンクして、進捗状況を毎週確認しましょう。

リンクされたデータベースを作成するには、/コマンドを使用して、リンクドデータベースを作成を選択します。ドロップダウンから、リンク先のデータベースを選択します。この場合、チームのすべての目標を入力するデータベースを選択します。次に、このデータベースにこの特定のチームメンバーに割り当てられた目標のみが表示されるようにフィルターを適用します。

投票データベースを使用すると、チームメンバーは自分の意見を表明でき、チームの意見を考慮に入れることができます。

このデータベースを使用して、Q&Aセッションや全社ミーティングの前にフィードバックや提案を収集したり、チームメンバーに次の開発対象の製品機能を投票させたりできます。

投票データベースの作成と使用に関する完全なガイドをご用意しています。マネージャーはこのガイドを活用して、チームメンバーが会社の意思決定に参加していると感じられるようにすることができます。

データベースのテンプレートを設定することで、全員が同じスクリプトを読み、すべてのプロジェクト、会議、またはドキュメントを同じ基準で開始できるようになります。定期的に行うプロジェクトや会議には特に役立ちます。

データベーステンプレートを作成するには、データベースの新規の横にある矢印をクリックし、+ 新規テンプレートを選択します。

頻繁に繰り返される作業のテンプレートを作成できます。たとえば、プロジェクトデータベースでは、チームが頻繁に取り組むプロジェクトの種類（デザイン仕様やバグレポートなど）のテンプレートを作成できます。また、ミーティングデータベースでは、定期的に開催されるミーティング（週次定例会議や事後分析など）のテンプレートを作成できます。

ドキュメントデータベースでは、RFCのテンプレートを作成できます。

これは「コメントのリクエスト」を意味し、チームをディスカッションに招待するためのドキュメントです。マネージャーが特定のアイデアについてチームのフィードバックを得るのに最適な方法です。

テンプレートには、ヘッダーや箇条書き、質問、対応事項のチェックリストなど、チームがすばやく作業を開始するのに役立つ情報を入力できます。チームがプロセスに従いやすくなり、反復作業を減らすことができます。

仕事とチームメンバーの両方を管理するためのシステムが整ったところで、Notionを使って仕事を関連付け、プロジェクトとその背後にいる人々を完全に可視化しましょう。

Notionではデータベースをリンクできるため、大規模なプロジェクトと、そのプロジェクトを完了させるために必要な小さなタスクを結びつけることができます。

たとえば、プロジェクトデータベースとミーティングのメモを関連付けることで、会議と関連するプロジェクトをリンクさせることができます。プロジェクトを開くと、それに対応するすべてのミーティングのメモにアクセスできます。

データベースのリンクについて詳しくは、リレーションプロパティとロールアッププロパティの使用に関するガイドをご覧ください。

チームメンバーは日々の業務に追われて、自分の仕事がチームや会社の目標にどう貢献しているのかを見失いやすくなります。

Notionでは、目標を常に意識し、目標達成に向けた行動を促し、全員が自分の仕事の背景を把握できるようにするための目標設定システムを考案しました。

Notionでは、チーム内だけでなく、組織内の他の部門とも簡単に情報を共有し、共同作業を行うことができます。

チームメイトとの連携を効率化する方法をご紹介します。

• ユーザープロパティを使用する：会議の進行役やプロジェクトの完了責任者など、ユーザープロパティを使用することで、目の前の仕事の担当者が明確になります。また、その仕事について質問がある場合は、その担当者に問い合わせることができます。

• コメントの使い方：多くの使い方がありますが、ここでは効果的に使用する方法をご紹介します。インラインで特定の内容について話す場合は、ページの本文でチームメイトにコメントしてタグ付けします。全体的な更新については、ページの上部にあるページコメントを使用して、レビューの準備ができたことや、フィードバックが完了したことを伝えます。

• アクセス許可グループを設定する：これにより、部門間での作業の共有が簡単になります。会社の各チームごとに設定できます。作業内容をエンジニアリングチームやマーケティングチームと共有する準備ができたら、そのチームのメンバーと個別に共有するのではなく、そのグループと共有するだけで済みます。