Introduzione all'agente di Notion

La maggior parte delle soluzioni AI offre un vantaggio iniziale: scrive testi, suggerisce idee, risponde alle domande. Ma per portare a termine un'attività, spesso bisogna eseguire altre azioni, come aggiornare un tracker, condividere il documento e assicurarsi che tutto sia allineato.

Con Notion AI, hai a disposizione un agente che non solo ti aiuta, ma che lavora anche al posto tuo. Dai compiti più semplici ai flussi di lavoro più complessi e articolati, gestisce tutto senza problemi. Puoi chiedere all'agente di modificare pagine, aggiornare database e persino analizzare informazioni ricercando tra i tuoi strumenti e sul web.

In questa guida, imparerai a utilizzare l'agente per:

• Creare database, eseguire query e apportare modifiche

• Creare e modificare più pagine nel tuo spazio di lavoro

• Effettuare ricerche e analisi in tutti gli strumenti collegati

• Personalizzarlo in modo funzionale

L'agente può completare attività con più passaggi dall'inizio alla fine. Ti basterà definire gli obiettivi e si metterà al lavoro. Come un utente esperto di Notion, l'agente sa come utilizzare la maggior parte dei blocchi. L'agente è disponibile con qualsiasi piano che includa Notion AI.

Per iniziare, clicca sull'icona circolare con un volto nell'angolo in basso a destra del tuo spazio di lavoro o apri la scheda Notion AI nella barra laterale sinistra.

L'agente può creare o modificare i database in pochi secondi. Ti basterà descrivere cosa ti serve e l'agente configurerà le proprietà, le relazioni, i grafici e le viste corretti, rendendoli subito pronti per l'uso. Ecco come puoi iniziare:

• Creare un nuovo database – Chiedi all'agente: “Crea un database per la campagna di marketing con attività per 3 articoli del blog, 15 post sui social e 2 email per i nostri prossimi lanci autunnali. Includi le colonne per responsabile, data di scadenza e stato dell'attività. Aggiungi le viste timeline e bacheca. Per ciascuna pagina di attività, inserisci un breve schema dei contenuti con i punti chiave.”

• Modificare le proprietà e le viste del database – Chiedi all'agente: “Crea una vista personalizzata di tutte le attività assegnate a me, poi segna come completate tutte quelle di settembre.”

Ricorda: più le tue istruzioni sono specifiche, migliori saranno i tuoi risultati. Continua a perfezionare il database dicendo all'agente cosa modificare o aggiungere. Se vuoi eliminare qualche pagina, l'agente ti chiederà comunque conferma.

I PDF sono un formato diffusissimo, ma per estrarre informazioni utili di solito bisogna stare lì a scansionare, copiare e incollare i contenuti. L'agente può trasformare i file statici in contenuti strutturati:

• Monitorare i dettagli del contratto – Carica il PDF di un contratto di fornitura e chiedi all'agente: “Trasforma questo contratto in un file di monitoraggio con date, consegne e attività principali. Includi date di scadenza, responsabili, citazioni di clausole, termini di pagamento e avvisi sulle scadenze.” L'agente leggerà il contratto e organizzerà tutto in un formato strutturato.

• Organizzare le informazioni delle ricerche – Quando hai più report, chiedi all'agente: “Esamina questi PDF di ricerca sugli utenti e crea un riepilogo con i risultati principali, le citazioni degli utenti e le azioni da intraprendere, raggruppati per area di prodotto.”

Uno dei modi più efficaci per utilizzare gli agenti è per la creazione e la modifica di contenuti. Anziché partire da zero o aggiornare manualmente le informazioni, l'agente può occuparsi dello sviluppo dei contenuti e degli aggiornamenti mirati. Ecco cosa può fare:

• Creare la documentazione di progetto – Per trasformare gli appunti o le trascrizioni delle riunioni in documenti di progetto fruibili, potresti dire all'agente: “In base all'ultimo brainstorming sul progetto Sandstorm, crea un documento di lancio con obiettivi, ruoli del team e panoramica della timeline.”

• Gestire la knowledge base – Quando c'è un cambiamento nella politica aziendale, chiedi all'agente: “Stiamo concedendo a tutti 2 giorni di ferie extra, oltre a un giorno per il volontariato e uno per il compleanno ogni anno. Puoi trovare la pagina relativa alla politica sulle ferie e aggiungere i nuovi benefit?” L'agente troverà le pagine pertinenti e apporterà gli aggiornamenti necessari senza cambiare il tono e la formattazione della pagina.

Le informazioni sono ovunque: nelle conversazioni di Slack, nei ticket di assistenza, nei file di Google Drive, nei database dei progetti. L'agente può cercare in tutti i tuoi strumenti collegati per estrapolare tutte le informazioni utili. Ecco come puoi iniziare:

• Creare report completi sui feedback – Chiedi all'agente: “Crea un report sui feedback dei clienti utilizzando le discussioni di Slack presenti in #customer-feedback e le recensioni web più recenti. Evidenzia i tre problemi principali e suggerisci delle soluzioni.” L'agente analizza sia le conversazioni interne che le fonti pubbliche, individua i temi ricorrenti e fornisce un report chiaro con raccomandazioni pratiche.

• Effettuare ricerche sulla concorrenza – Chiedi all'agente: “Esamina i casi di studio e le presentazioni nella cartella di Google Drive dedicata alle vendite Enterprise, cerca sul web per conoscere i pacchetti di prodotti e i prezzi della concorrenza e crea un playbook di vendita che evidenzi cosa ci differenzia e proponga spunti di conversazione.” L'agente attinge alle risorse interne e agli insight di mercato esterni e raccoglie tutto in un playbook strutturato che il team di vendita può utilizzare fin da subito.

L'agente si adatta al tuo modo di lavorare e comunicare, diventando un assistente personalizzato che funziona come se fosse una tua estensione. Puoi adattarne la personalità, l'aspetto e lo stile di comunicazione in base alle tue preferenze. Usa le istruzioni per impostare il modo di rispondere dell'agente. Usa le abilità per salvare i prompt che vuoi riutilizzare.

Per iniziare, passa il mouse sul volto di Notion AI finché non vedi Personalizza, poi clicca per modificare. Da lì, puoi:

• Assegnare una personalità: scegli un nome e un accessorio che rispecchi il tuo stile.

• Impostare le preferenze di comunicazione: crea una pagina delle istruzioni per insegnare all'agente il tuo

  tono, i tuoi flussi di lavoro e le tue particolarità. Puoi iniziare da zero o usare un modello.

  

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• Lasciare che impari: l'agente acquisisce le informazioni da quello che scrivi in chat. Aggiungi dettagli come “Sarah è la mia manager” o “Ci occupiamo principalmente del lancio di prodotti” in modo che possa personalizzare le risposte. Col tempo, l'agente memorizza il tuo stile e i tuoi flussi di lavoro.

Con gli agenti, puoi trasformare le idee in sistemi completi attraverso semplici conversazioni. Non ti servono conoscenze tecniche: ti basterà descrivere i tuoi obiettivi e lasciare che l'agente ti aiuti a raggiungerli.