Kundberättelse
Pleos asynkrona samarbete gör det möjligt för människor att arbeta mer genomtänkt
Pleo hjälper företag i hela Europa att förenkla sina utgifter med smarta företagskort. De använder Notion för att bryta sig loss från störande arbetsrutiner på kontoret, såsom synkrona standup-möten och omedelbara beslut. Nu kan människor ta en paus, fundera och arbeta mer genomtänkt.
Anpassade vyer för alla typer av roller
Pleo förlitar sig på ett mångsidigt nätverk av anställda, frilansare och underleverantörer för att skapa fantastiska produkter och driva på tillväxten. Den information som en chef behöver se skiljer sig från den som en frilansare som arbetar tio timmar i månaden behöver.
För att hjälpa människor att fokusera på det som är viktigast för dem har Pleo skapat rollspecifika vyer av samma projektöversikt. Som standard ser medarbetarna endast de uppgifter, projekt och den information som är avgörande för just deras roll.
Med Notion kan vi uppnå en nyansrikedom som vi inte kunde uppnå tidigare. Vad du ser beror på hur engagerad du är och vilket område du fokuserar på.
Standardiserade mallar underlättar prioriteringen av förfrågningar
Pleos interna varumärkesstudio hanterar förfrågningar från hela organisationen – marknadsföring, kundframgång, säljstöd – listan kan göras lång.
Alla förfrågningar skickas in via en Notion-mall och samlas i en projektöversikt. Varje vecka går varumärkesstudion igenom alla förfrågningar för att prioritera arbetet, tilldela uppgifter till formgivare och fastställa deadlines. All information finns samlad på den gemensamma översikten, vilket gör det möjligt för berörda parter och kollegor att se statusen på sina uppgifter.
Eftersom varje förfrågan innehåller samma information har formgivarna all den bakgrundsinformation de behöver. ”Vi lagrar all vår information – och alla typer av information – i Notion”, säger Ruta. ”För formgivarna är detta en dröm.”
Skräddarsydda startsidor för alla team
För att samla sitt arbete har varje avdelning en egen wiki på Notion. Vissa team har en filtrerad medarbetarförteckning, medan andra har mötesanteckningar och processdokument. Alla satsar helhjärtat och använder emojis och färgscheman för att piffa upp sin digitala bas. Eftersom Notion-sidor är helt anpassningsbara kan teamen organisera just den information de behöver för att nå sina mål.
Forskningsavdelningen anpassade färgschemat för att ge sin wiki en egen prägel och göra den lättnavigerad. Varje startsida har sin egen unika prägel.
Ersätt möten – ett dokument i taget
Det fanns dagar då cheferna på Pleo tillbringade 80 % av sin tid i möten för att samordna arbetet med landsteam, funktionsgrupper och samarbetspartner. Diskussionerna om projekten under arbetets gång ledde till spontana beslut, utan större eftertanke eller förberedelser.
Notion hjälpte teamet att övergå till asynkron arbetsform, där medarbetarna istället kan arbeta utifrån levande projektdokument. Pleos marknadsföringsteam skapade en sida för att sammanställa mål och OKR:er och koppla dessa till enskilda initiativ.
Nu när all projektinformation är tillgänglig vet medarbetarna hela tiden hur deras arbete bidrar till företagets övergripande mål.
”Man kan se hur företaget växer fram”, säger Luke. ”Oavsett vilken position du har så vet du hur allt hänger ihop. Det är verkligen spännande.”
