Kundberättelse
Så konsoliderade Dojo dussintals verktyg med Notion för att effektivisera arbetet
När Dojo växte från startup till scaleup skapade deras ointegrerade SaaS-instanser och överflödiga verktyg silor som stoppade arbetet och frustrerade alla. Genom att överföra över 1 000 anställda till Notion på bara några månader gjorde de både stora kostnadsbesparingar och produktivitetsvinster. Nu har de effektivare arbetsflöden och ett mer samarbetsinriktat sätt att arbeta tillsammans i stor skala som sparar flera timmar varje vecka.
För många verktyg, för många möten
Hos nästan alla lokala företag i Storbritannien eller Irland hittar du sannolikt en elegant kortläsare med Dojos logotyp. Dojo hjälper dessa företag att ta emot betalningar snabbare och betjäna fler kunder – från digitala betalningar och integrerade tjänster till virtuella bokningar. Teamet har snabbt expanderat från några hundra anställda till en arbetsstyrka på långt över tusen. Nu har de flera kontor och är ett av Europas snabbast växande betalningsföretag.
När företaget växte föredrog dock teamen att hålla sig till samma appar som de hade använt tidigare. Dojos verktygssamling expanderade snabbt till hundratals olika programvaruinstanser och verktyg för det dagliga arbetet. Vissa team använde Trello-översikter, medan andra förlitade sig på Smartsheet-instanser eller nischverktyg för enskilda fall, som att utveckla produktfärdplaner. Projektfiler och anteckningar var spridda över olika enheter – teknisk dokumentation fanns i Confluence, medan annan organisationskunskap var uppdelade i separata wikiverktyg som samlade damm.
Appbiblioteket hade blivit en ogenomtränglig labyrint av spridda system, med olika appar och inloggningar överallt. Detta ledde till fler möten och meddelanden som skickades fram och tillbaka i Slack för att överbrygga gapet dessa silor hade skapat. ”Även om det är fantastiskt att ha så mycket självständighet och utrymme för att använda de verktyg som passar en bäst, var det inte effektivt, vare sig ekonomiskt eller logistiskt”, säger Katie Warwick, personalchef på Dojo.
För Dojos produkt- och teknikchef Nick Fryer nådde det en brytpunkt. Så han bestämde sig för att diagnostisera grundorsaken till mängden verktyg och hittade snabbt svaret – bristen på en central informationskälla som kunde anpassas till varje teams behov.
När vi var ett mindre företag var vi starkt beroende av möten för att samordna olika arbetsflöden. När vi växte och fick flera kontor behövde vi hitta ett mer praktiskt sätt att samarbeta och underlätta asynkront arbete. Det var där Notion kom in i bilden.
Implementera Notion organiskt för att främja förändringen
När de började leta efter ett allt-i-ett-alternativ dök Notion upp i samtalen. Massor av anställda var redan entusiastiska användare – vissa använde det privat och andra på jobbet. Små team inom produkt- och marknadsavdelningarna använde det redan för att hantera dagliga arbetsprojekt.
När Dojo förvärvade WalkUp fick de mer än bara ett team – de ärvde en taktikbok i Notion. WalkUps ingenjörsteam hade redan byggt robust teknisk dokumentation i Notion, vilket snabbt övertygade Dojos befintliga ingenjörsteam att de kunde lämna Confluence och göra detsamma.
När de väl bestämde sig för att ta med Notion utnyttjade Dojo dessa befintliga Notion-användare för att driva implementeringen och rekryterade ambassadörer från varje avdelning för att driva övergången. Dessa 100 ambassadörer spelade en avgörande roll när Dojo skulle utveckla arbetsytan i Notion. De deltog i uppstartssessioner, upprättade dokumentationsrutiner och skapade mallar och innehåll. ”Att involvera, stödja och utbilda ett nätverk av ambassadörer var absolut avgörande för en framgångsrik migration”, säger Katie.
En stegvis strategi som börjar med viktig information
Dojo började sin övergång till Notion genom att ersätta Simpplr, ett statiskt intranätverktyg, med en dynamisk Notion-wiki som var enklare att underhålla och söka i. Denna grund hjälpte till att etablera Notion som källa för all kunskap i företaget, från HR-policyer till företagsnyheter och teknisk dokumentation. De satte sedan Notions databaser i arbete och skapade ett omfattande system för planering och OKR, där man kopplade samman företagsövergripande mål med specifika teaminitiativ. Denna strukturerade metod hjälpte teamen att spåra framstegen på ett effektivare sätt, anpassa sitt arbete till bredare företagsmål och bibehålla synligheten i alla planeringsaktiviteter.
Produktteamet, som till en början hade använt Dragonboat (ett fristående färdplansverktyg), upptäckte att Notions databaser erbjöd större flexibilitet genom anpassningsbara egenskaper och ytterligare vyer för olika intressenter. När de flyttade sina produktfärdplaner till Notion tillsammans med företagets mål och strategiska planeringsdokument fick de bättre insyn i arbetet och främjade ett starkare tvärfunktionellt samarbete eftersom alla Dojos anställda var bekanta med och hade tillgång till plattformen.
Genom att först etablera Notion som den betrodda destinationen för viktig företagskunskap och information, banade Dojo väg för att det naturligt skulle utvecklas till en central arbetsyta där alla team kunde samarbeta och hantera sina arbetsflöden tillsammans.
Notion är grundbulten i våra planeringsprocesser och samarbeten. Eftersom allt syns i hela företaget kan alla se vad alla team fokuserar på för att förstå beroenden mellan arbetsflöden och hur deras arbete hänger ihop.
Centraliserade arbetsflöden för att etablera ett nytt, transparent arbetssätt
Dojo bytte också ut alla sina spridda projekthanteringsverktyg (som Trello och Smartsheet) för att centralisera allas arbete på samma plats. Med hjälp av Notions flexibla databaser genomför teamen nu all planering och produktkartläggning där de spårar allas projekt – komplett med anpassningsbara vyer som kanban-översikter och tidslinjer. De kan enkelt koppla dessa projekt till relevant dokumentation och andra arbetsflöden som bidrar till företagets övergripande mål.
Detta nya system har blivit ryggraden i Dojos arbete. Istället för ha extra möten eller skicka meddelanden fram och tillbaka på Slack kan teamen nu arbeta och samarbeta i Notion. Resultatet är en ny nivå av transparens där alla förstår det arbete som sker och hur de driver företagets mål framåt.
När vi lanserade Notion var det inte bara ett verktygsbyte – det var lanseringen av ett nytt sätt att arbeta tillsammans.
Hålla arbetsytan effektiv med nya rutiner
För att säkerställa att arbetsytan i Notion förblir effektiv även när verksamheten växer har Dojo infört viktiga rutiner som håller informationen uppdaterad och engagemanget på en hög nivå. Företaget publicerar veckovisa nyhetsbrev i Notion, vilket säkerställer att alla håller sig informerade om företagets framsteg utan att skapa extra brus i verktyg som Slack eller e-post. Teamen har också dedikerade utrymmen för att dela framgångar, lärdomar och uppdateringar, vilket skapar en dynamisk, levande arbetsyta som återspeglar företagets pågående utveckling.
Att hålla SaaS-röran i schack sparar Dojo tid och pengar, vilket ger en betydande avkastning
Värdet av att slå samman verktyg i Notion har varit stort. Dojo har fått bättre kontroll över sina verktygskostnader, medan anställda lägger mindre tid på att söka igenom Slack-meddelanden och e-post. Istället har de flera timmar över varje vecka att lägga på strategiskt arbete.
Dessa tids- och kostnadsbesparingar innebär en betydande avkastning på Dojos investering i Notion Enterprise-abonnemanget. Avkastningen fortsätter att växa i takt med att teamen effektiviserar fler arbetsflöden i sina arbetsytor, och över 80 % av de anställda engagerar sig nu aktivt varje vecka.
Utöver de grundläggande fördelarna med Dojos Notion-arbetsyta ligger i den verkliga skillnaden i hur de kan fortsätta att utveckla sina arbetssätt. Genom att skapa en grund för transparent, samarbetsinriktat arbete hjälper Notion teamen att hålla kontakten och vara flexibla när de skalar upp.
