Customer story
Toyota usa Notion per creare workflow più efficienti e standardizzare la collaborazione
Il Frontier Research Center di Toyota è in prima linea nel plasmare il futuro del brand più rilevante di uno dei settori industriali più grandi al mondo. Il loro team si occupa non solo di svolgere un’ampia serie di ricerche, ma anche di condividere le proprie scoperte con il mondo. Da quando usano Notion per consolidare e gestire il loro lavoro in unico posto, sono più efficienti e produttivi che mai.
I workflow ottimizzati su Notion riducono di 3 volte i tempi di approvazione
Per i ricercatori di Toyota, condividere le scoperte con il pubblico è importante tanto quanto condurre le ricerche stesse. Per farlo, il centro di ricerca promuove il proprio lavoro sui social media invitando il mondo a interagire. Questo però richiede un processo di approvazione rigoroso, necessario per garantire l'accuratezza dei contenuti e tutelare l’immagine del marchio Toyota. Prima di passare a Notion, questo processo consisteva in un interminabile scambio di messaggi tra team diversi, estenuante e inefficiente.
Con Notion, ogni post viene scritto e approvato in un workflow facile da seguire che termina con un clic sul pulsante “approva”, riducendo di 3 volte i tempi di approvazione. Invece dello scambio continuo di messaggi, il team può controllare rapidamente gli stati e ricevere notifiche automatiche quando qualcosa cambia o viene aggiornato.
I nostri workflow ottimizzati su Notion non solo ci fanno risparmiare tempo, ma ci aiutano anche a restare aggiornati sui dettagli e sui progressi. Questo vuol dire che i post sui social sono più precisi e possiamo pubblicarli molto più velocemente.
L’accesso immediato a una singola fonte di risorse affidabile ha migliorato l’efficienza e la collaborazione dei team
Oltre ai workflow, Toyota gestisce su Notion anche informazioni più dinamiche come i calendari delle ricerche e i relativi budget. Quello che prima era in diverse versioni di un foglio di calcolo con un solo proprietario, ora si trova in un database condiviso su Notion. Così, invece di doversi chiedere quale file sia affidabile e aggiornato, tutti in Toyota possono fare riferimento allo stesso database Notion come unica fonte di verità.
In più, grazie alle automazioni e alle notifiche, le persone giuste vengono avvisate quando lo stato di una proprietà cambia. Con la vista timeline dello stesso database, tutti hanno una visione d'insieme coerente di cosa succede in azienda e quando.
Centralizza le informazioni e non dovrai più cercare altrove
Il gruppo responsabile di R&D sui robot umanoidi aveva difficoltà a sfruttare in modo efficiente i report delle riunioni e le informazioni generali, perché erano salvati in posti diversi.
Con Notion, sono riusciti a centralizzare tutte le informazioni in un solo database, inclusi i report delle riunioni mattutine, le attività e i dati della ricerca. Di conseguenza, le riunioni del mattino sono diventate più produttive, perché i partecipanti possono raccogliere le informazioni direttamente nella pagina dei report. Anche la gestione dei progressi è diventata più semplice, grazie alla categorizzazione in problemi, difetti, bug e altre classificazioni utili. Le risorse della ricerca ora possono essere salvate nel database in un solo clic tramite Web Clipper. Raggruppando tutte queste informazioni su Notion, i membri del gruppo non devono più cercare altrove.
Non possiamo affidarci solo alla nostra memoria. Notion ci permette di documentare e consultare facilmente le informazioni più aggiornate, così siamo tutti più tranquilli. E rientrare dopo il congedo di maternità è stato molto più semplice del previsto.
La personalizzazione e la versatilità di Notion ora alimentano una cultura della documentazione
Quello che i dipendenti di Toyota hanno apprezzato di più di Notion è la possibilità di esprimere qualsiasi genere di informazione con le diverse tipologie di blocchi di contenuto strutturati. Testo, immagini o tabelle che siano, la flessibilità nella personalizzazione delle pagine fa sì che Notion si adatti a qualsiasi esigenza aziendale. Non solo dimezza i tempi per creare un documento, ma rende il lavoro più piacevole.
E quando il lavoro diventa più semplice e piacevole, si crea una cultura della documentazione più solida: le ricerche avanzano più velocemente che mai, a beneficio di tutti.
