Asiakkaan tarina
Dojo supisti työkaluvalikoimaansa Notionin avulla työskentelyn tehostamiseksi
Dojon kasvaessa startupista scaleup-yritykseksi erilliset SaaS-sovellukset ja päällekkäiset työkalut alkoivat hidastaa töitä ja aiheuttaa turhautumista. Yli 1 000 työntekijää siirtyi käyttämään Notionia vain muutaman kuukauden aikana, mistä seurasi sekä huomattavia kustannussäästöjä että tuottavuushyötyjä. Nyt työntekijöillä on käytössään viikoittain useita tunteja enemmän aikaa entistä tehokkaampien työnkulkujen ja lisääntyneen yhteistyön ansiosta.
Liikaa työkaluja ja kokouksia
Isossa-Britanniassa ja Irlannissa kaupoissa asioidessa on vaikea olla törmäämättä kassalla Dojon maksupäätteeseen. Dojo tarjoaa yrityksille muun muassa digitaalisia maksuratkaisuja ja sähköisiä ajanvarauspalveluja sekä auttaa niitä ottamaan vastaan maksuja ja palvelemaan asiakkaita nopeammin. Henkilöstön määrä eri toimipaikoissa on kasvanut nopeasti muutamasta sadasta yli tuhanteen, ja Dojo onkin nykyään yksi Euroopan nopeimmin kasvavista maksuyrityksistä.
Yrityksen kasvaessa työntekijät jatkoivat vanhojen tuttujen sovellusten käyttöä. Niinpä Dojossa päivittäisessä käytössä olleiden työkalujen valikoima paisui nopeasti käsittämään satoja eri ohjelmistoja ja sovelluksia. Jotkin tiimit käyttivät Trello-tauluja, toiset taas Smartsheet-tiedostoja tai erikoistyökaluja tiettyihin tarkoituksiin, kuten tuotteiden roadmapien laatimiseen. Projektien tiedostot ja muistiinpanot olivat hajallaan eri paikoissa – tekninen dokumentaatio oli Confluencessa, osa yrityksen tietopääomasta taas erillisessä wiki-työkalussa keräämässä pölyä.
Sovellusvalikoimasta oli tullut erillisten järjestelmien sokkelo, jossa oli käytettävä eri työkaluja ja tunnuksia joka vaiheessa. Pirstaleisista järjestelmistä seurasi runsaasti kokouksia sekä viestitulvia Slack-kanavilla. ”Vaikka vapaus valita haluamansa työkalut onkin hienoa, se ei ollut tehokasta talouden tai logistiikan näkökulmasta”, Dojon Head of People Experience Katie Warwick selittää.
Nick Fryer, Dojon Chief Product and Technology Officer, sai tästä tarpeekseen. Hän halusi selvittää, mikä oli syynä työkalujen suureen määrään, ja löysikin pian vastauksen: käytössä ei ollut keskitettyä tietolähdettä, joka mukautuisi kaikkien tiimien tarpeisiin.
Yrityksemme ollessa kooltaan pienempi työnkulkujen koordinointi perustui paljolti kokouksiin. Kun toimipaikkoja sitten olikin useampia, meidän piti löytää käytännöllisempi tapa yhteistyön tekemiseen ja eriaikaisen työn mahdollistamiseen. Tällöin Notion tuli mukaan kuvaan.
Notionia jo käyttävät muutoksen vauhdittajina
Kun Dojossa alettiin etsiä mahdollisimman kattavaa vaihtoehtoa työkaluksi, Notionin nimi putkahteli esiin keskusteluissa jatkuvasti. Se oli monilla jo valmiiksi ahkerassa käytössä – toisilla vapaa-ajalla, toisilla töissä. Esimerkiksi tuote- ja markkinointiosastoilla työskentelevät pienet tiimit käyttivät sitä päivittäisten projektien hallintaan.
Kun Dojo hankki WalkUpin omistukseensa, tiimien mukana tuli valmiita ohjeita Notionin käyttöön. WalkUpin suunnittelutiimit olivat jo laatineet kattavaa teknistä dokumentaatiota Notionista, mikä vakuutti nopeasti Dojon suunnittelutiimit siitä, että myös he voisivat tehdä saman ja siirtyä Confluencesta Notioniin.
Kun päätös Notionin käyttöönotosta oli tehty, jokaiselta osastolta valittiin Notionia jo aiemmin käyttäneitä työntekijöitä lähettiläiksi, jotka toimivat apuna siirtymävaiheessa. Nämä 100 lähettilästä olivat tärkeässä asemassa, kun Dojon Notion-työtilaa alettiin kehittää. He osallistuivat perehdytystilaisuuksiin, laativat dokumentointikäytäntöjä ja loivat malleja ja sisältöjä. ”Lähettiläsverkoston osallistaminen, tukeminen ja kouluttaminen oli ehdottoman tärkeää siirtymän onnistumisen kannalta”, Katie kertoo.
Vaiheittainen käyttöönotto tärkeimmistä tiedoista alkaen
Dojossa siirtyminen Notioniin aloitettiin korvaamalla yrityksen staattinen Simpplr-intranet dynaamisella Notion-wikillä, joka mahdollisti helpomman ylläpidon ja hakutoiminnot. Tämän jälkeen Notion oli helppo ottaa käyttöön yrityksen ensisijaisena tietolähteenä, olipa kyse sitten HR-käytännöistä, yrityksen uutisista tai teknisestä dokumentaatiosta. Sitten olikin aika alkaa hyödyntää Notionin tietokantoja: Dojossa kehitettiin suunnitteluun ja OKR-malleihin kattava järjestelmä, jossa koko yrityksen tavoitteet yhdistettiin yksittäisten tiimien hankkeisiin. Tämä jäsennelty lähestymistapa auttoi tiimejä seuraamaan edistymistä aiempaa tehokkaammin, mukauttamaan töitä yrityksen tavoitteisiin ja lisäämään suunnittelun läpinäkyvyyttä.
Tuotetiimi, joka oli aiemmin käyttänyt erillistä Dragonboat-työkalua roadmapien laatimiseen, huomasi, että Notionin tietokannat olivat joustavampia, sillä niiden ominaisuudet olivat mukautettavissa ja käytössä oli useita näkymiä eri sidosryhmille. Tuotteiden roadmapit siirrettiin Notioniin, jossa olivat myös yrityksen tavoitteet ja strategiset suunnitelmat, mikä lisäsi työskentelyn läpinäkyvyyttä ja laajensi yhteistyötä, sillä kaikki Dojon työntekijät olivat saaneet pääsyn Notioniin ja perehtyneet sen käyttöön.
Notion otettiin ensin käyttöön luotettavana lähteenä yrityksen sisäisille tiedoille, minkä jälkeen siitä kehittyi luonnollisella tavalla keskitetty työtila, jossa tiimit voivat tehdä yhteistyötä ja hallita työnkulkujaan yhdessä.
Notion on meillä avainasemassa suunnitteluprosesseissa ja yhteistyön tekemisessä. Koska läpinäkyvyys kattaa koko yrityksen, kaikki näkevät, minkä parissa tiimit työskentelevät, ja ymmärtävät näin työvirtojen väliset riippuvuussuhteet ja eri tehtävien väliset yhteydet.
Keskitettyjen työnkulkujen avulla luotiin uusi, läpinäkyvä tapa työskennellä
Dojossa myös erilliset projektinhallintatyökalut, kuten Trello ja Smartsheet, poistuivat käytöstä ja kaikki työt keskitettiin yhteen paikkaan. Tiimit käyttävät nyt Notionin joustavia tietokantoja ja voivat tehdä kaiken suunnittelun ja tuotteiden roadmappauksen samassa paikassa, jossa projekteja myös seurataan. Käytössä ovat lisäksi mukautettavat näkymät, kuten Kanban-taulut ja aikajanat. Projektit on helppo yhdistää niitä koskevaan dokumentaatioon ja muihin työvirtoihin, jotka ovat kytköksissä koko yrityksen laajuisiin tavoitteisiin.
Uudesta järjestelmästä on tullut Dojossa kaiken työskentelyn perusta. Kokouksissa istumisen ja Slackin viestiketjujen lukemisen sijaan tiimit työskentelevät ja tekevät yhteistyötä nyt Notionissa. Tästä on seurannut aivan uudenlaista läpinäkyvyyttä, jonka ansiosta kaikki ymmärtävät, minkälaista työtä parhaillaan tehdään ja miten se edistää yrityksen tavoitteita.
Notionin käyttöönotossa ei ollut kyse pelkästään työkalun vaihtamisesta, vaan aivan uudenlaisesta yhteistyömallista.
Pidetään työtila siistinä uusilla käytännöillä
Dojossa on otettu käyttöön käytäntöjä, joiden avulla Notion-työtilan tiedot pidetään ajan tasalla ja käyttömukavuus korkealla yrityksen yhä kasvaessa. Notionissa julkaistaan viikoittaisia uutiskirjeitä, joilla varmistetaan, että kaikki ovat tietoisia siitä, mitä yrityksessä tapahtuu ilman tarvetta kuormittaa viesteillä Slackia tai sähköpostia. Tiimeillä on myös käytössään erityiset osiot, joissa julkaistaan tietoa menestymisestä, opituista asioista ja päivityksistä. Näin työtilasta on tehty elävä ja dynaaminen paikka, joka kuvastaa yrityksen jatkuvaa kehittymistä.
SaaS-sovellusten määrän pitäminen kurissa säästää huomattavasti aikaa ja rahaa
Työkaluvalikoiman supistumisella Notionin myötä on ollut suuri vaikutus: työkaluihin liittyvät kustannukset ovat paremmin hallinnassa, eivätkä työntekijät enää käytä niin paljon aikaa tietojen hakemiseen Slack- ja sähköpostiviesteistä. Sen sijaan heille jää joka viikko lisätunteja strategiseen työhön.
Nämä aika- ja kustannussäästöt tuovat merkittävästi vastinetta rahalle, jonka Dojo on investoinut Notionin Enterprise-sopimukseen. Investoinnin tuotto jatkaa kasvuaan sitä mukaa, kun tiimit virtaviivaistavat yhä useampia työnkulkuja työtilaansa. Tällä hetkellä yli 80 prosenttia työntekijöistä osallistuu tähän joka viikko.
Rahallisten hyötyjen lisäksi Notion-työtilan suurin merkitys on se, miten Dojossa on voitu kehittää uusia, entistä parempia työskentelytapoja. Notion tarjoaa perustan läpinäkyville, yhteistyöhön perustuville työskentelytavoille, joiden avulla tiimit pysyvät yhteydessä toisiinsa ja ketterinä yrityksen kasvaessa.
