Kundehistorie
Hvordan Dojo samlede talrige værktøjer i Notion for at opnå en hurtigere arbejdsgang
I takt med at Dojo voksede fra en startup til en scaleup, skabte deres uintegrerede SaaS-instanser og overflødige værktøjer siloer, som bremsede arbejdet og frustrerede alle. Ved at få over 1.000 medarbejdere til at gå over til Notion på blot få måneder opnåede de både betydelige omkostningsbesparelser og produktivitetsgevinster. Nu får alle flere timer til overs hver uge takket være mere effektive arbejdsgange og en mere samarbejdsorienteret måde at arbejde på i stor skala.
For mange værktøjer, for mange møder
Går man ind i stort set hvilken som helst lokal butik i Storbritannien eller Irland, vil man sandsynligvis se en elegant kortlæser med Dojo-logoet. Fra digitale betalinger og integrerede tjenester til virtuelle bookinger – Dojo hjælper disse virksomheder med at modtage betalinger hurtigere og betjene flere kunder. Teamet er hurtigt vokset fra et par hundrede til en medarbejderstab på langt over tusind ansatte fordelt på flere lokationer og er i dag en af de hurtigst voksende betalingsvirksomheder i Europa.
Efterhånden som virksomheden voksede, foretrak teamene dog at fortsætte med at bruge de samme apps, som de havde brugt hidtil. Dojos værktøjssamling voksede hurtigt til at omfatte hundredvis af forskellige softwareudgaver og værktøjer til det daglige arbejde. Nogle teams benyttede forskellige Trello-tavler, mens andre anvendte forskellige Smartsheet-udgaver eller nicheværktøjer til specifikke formål, såsom udarbejdelse af produktkøreplaner. Projektfiler og notater lå spredt på forskellige drev – den tekniske dokumentation lå i Confluence, mens anden organisatorisk viden lå og samlede støv i et separat wiki-værktøj.
Deres app-bibliotek var blevet til en uigennemtrængelig labyrint af spredte systemer, hvor man ved hvert eneste skridt stødte på forskellige apps og logins. Det førte til flere møder og en masse frem og tilbage i Slack-kanalerne for at bygge bro over den kløft, som disse siloer havde skabt. "Selvom det er fantastisk at have så stor frihed og spillerum til at bruge de værktøjer, der passer bedst til én selv, var det hverken økonomisk eller logistisk effektivt", forklarer Katie Warwick, chef for medarbejderoplevelse hos Dojo.
For Dojos produkt- og teknologidirektør, Nick Fryer, havde de nået et vendepunkt. Så han satte sig for at finde årsagen til deres store antal værktøjer og fandt hurtigt svaret: manglen på en central, pålidelig kilde til sandhed, der kunne tilpasses hvert enkelt teams behov.
Da vi var en mindre virksomhed, benyttede vi i høj grad møder til at koordinere de forskellige arbejdsgange. Efterhånden som vi voksede og fik flere kontorer, blev vi nødt til at finde en mere praktisk måde at samarbejde på og lette asynkront arbejde. Det var her, Notion kom ind i billedet.
Udnyt organisk implementering af Notion til at fremme forandring
Da de begyndte at lede efter en alt-i-én-løsning, dukkede Notion hele tiden op i samtalerne. Talrige medarbejdere var allerede entusiastiske superbrugere – nogle brugte det privat, andre på arbejdet. Små teams i produkt- og marketingafdelingerne brugte det allerede til at administrere de daglige arbejdsprojekter.
Da Dojo overtog WalkUp, fik de mere end blot et team – de arvede en Notion-strategi. WalkUps udviklerteams havde allerede udarbejdet en solid teknisk dokumentation i Notion, en løsning, der hurtigt overbeviste Dojos eksisterende udviklerteams om, at de kunne gå bort fra Confluence og gøre det samme.
Da de havde besluttet at indføre Notion, udnyttede Dojo disse eksisterende Notion-brugere til at fremme implementeringen ved at rekruttere ambassadører fra hver afdeling, der skulle gå forrest i overgangen. Disse 100 ambassadører spillede en afgørende rolle i udviklingen af Dojos Notion-arbejdsområde via deres deltagelse i oplæringssessioner, etablering af dokumentationsprocedurer samt udarbejdelse af skabeloner og indhold. "At inddrage, støtte og uddanne et netværk af ambassadører var helt afgørende for en vellykket overgang", sagde Katie.
En trinvis tilgang, der starter med de vigtigste oplysninger
Dojo indledte overgangen til Notion ved at erstatte Simpplr, deres statiske intranetværktøj, med en dynamisk Notion-wiki, der var nemmere at vedligeholde og søge i. Dette grundlag var med til at gøre Notion til den foretrukne kilde til al viden i virksomheden, lige fra HR-politikker til virksomhedsnyheder og teknisk dokumentation. Derefter satte de Notions databaser i arbejde og skabte et omfattende system til planlægning og OKR'er, der koblede virksomhedens overordnede mål sammen med specifikke teaminitiativer. Denne strukturerede tilgang hjalp deres teams med at følge fremskridtene mere effektivt, tilpasse deres arbejde til virksomhedens overordnede mål og bibeholde gennemsigtighed på tværs af alle planlægningsaktiviteter.
Produktteamet, der oprindeligt havde brugt Dragonboat (et selvstændigt værktøj til udarbejdelse af køreplaner), opdagede, at Notions databaser gav større fleksibilitet takket være tilpasselige egenskaber og ekstra visninger for forskellige interessenter. Ved at flytte deres produktkøreplaner over til Notion, så de kunne eksistere side om side med virksomhedens mål og strategiske planlægningsdokumenter, fik de et bedre overblik over arbejdet og fremmede et stærkere tværfunktionelt samarbejde, da alle Dojo-medarbejdere var fortrolige med platformen og havde adgang til den.
Ved først at etablere Notion som den foretrukne destination for væsentlig viden og information i virksomheden banede Dojo vejen for, at platformen naturligt kunne udvikle sig til et centralt arbejdsområde, hvor alle teams kunne samarbejde og administrere deres arbejdsgange i fællesskab.
Notion er omdrejningspunktet for vores planlægningsprocesser og samarbejde. Da alt er synligt på tværs af hele virksomheden, kan alle se, hvad de forskellige teams arbejder med, og dermed forstå sammenhængen mellem de forskellige arbejdsgange, og hvordan deres arbejde er forbundet.
Centraliserede arbejdsgange for at indføre en ny, gennemsigtig arbejdsmetode
Dojo udskiftede desuden alle deres spredte projektstyringsværktøjer (som Trello og Smartsheet) for at samle alles arbejde ét sted. Ved hjælp af Notions fleksible databaser udfører teams nu al deres planlægning og produktudvikling, der hvor de sporer alles projekter – komplet med tilpassede visninger som f.eks. Kanban-tavler og tidslinjer. De kan nemt knytte disse projekter til relevant dokumentation og andre arbejdsgange, der bidrager til virksomhedens overordnede mål.
Dette nye system er blevet rygraden i Dojos arbejde. I stedet for ekstra møder eller korrespondance frem og tilbage på Slack kan teams nu arbejde og samarbejde direkte i Notion. Resultatet er en helt ny grad af gennemsigtighed, hvor alle kan forstå det arbejde, der udføres, og hvordan de bidrager til at fremme virksomhedens mål.
Da vi indførte Notion i hele virksomheden, var det ikke blot et skift til et nyt værktøj – det var starten på en ny måde at samarbejde på.
Sørg for god arbejdsområdehygiejne med nye vaner
For at sikre, at deres Notion-arbejdsområde forbliver effektivt i takt med virksomhedens vækst, har Dojo indført en række faste rutiner, der sikrer, at informationerne holdes ajour, og at medarbejdernes engagement forbliver højt. Virksomheden udsender ugentlige nyhedsbreve i Notion, så alle holdes opdateret om virksomhedens fremskridt uden at skabe unødvendig støj i værktøjer som Slack eller e-mail. Hvert team har desuden sit eget område, hvor de kan dele succeser, erfaringer og opdateringer, hvilket skaber et dynamisk og levende arbejdsområde, der afspejler virksomhedens løbende udvikling.
Ved at holde styr på deres SaaS-spredning sparer Dojo tid og penge, hvilket giver et betydeligt afkast på investeringen
Fordelen ved at samle værktøjerne i Notion har været væsentlig: Dojo har fået bedre styr på omkostningerne til deres værktøjspakke, samtidig med at medarbejderne bruger mindre tid på at søge i Slack-beskeder og e-mails. I stedet frigør de hver uge flere timer til mere strategisk arbejde.
Disse tids- og omkostningsbesparelser giver et betydeligt afkast på Dojos investering i deres Notion Enterprise-abonnement. Dette investeringsafkast fortsætter med at stige, efterhånden som teams strømliner flere arbejdsgange i deres arbejdsområde, og over 80 % af medarbejderne deltager nu aktivt hver uge.
Men ud over de økonomiske fordele ligger Dojos egentlige resultater af deres Notion-arbejdsområde i, at de vil kunne fortsætte med at udvikle deres arbejdsmetoder. Ved at skabe et grundlag for gennemsigtigt og samarbejdsbaseret arbejde hjælper Notion deres teams med at forblive forbundne og fleksible i takt med at virksomheden vokser.
